業務効率の課題解決

WORK-EFFICIENCY

課題解決事例
01 情報・業務の流れを可視化したい
ワークフローの作成
BEFORE
各部署の業務手順が暗黙知で共有され、業務フローの全体像が不明確だった。
教育資料や引き継ぎマニュアルが存在せず、異動や退職時に混乱が生じていた。
業務改善を検討したくても「どこが無駄か」が把握できなかった。
AFTER
iGrafxで業務プロセスを図式化し、全体像と役割が誰でも一目で分かる状態に。
部門間のつながりや重複作業を可視化し、業務の見直しと標準化を実現。
業務改善の会話ができるようになり、DX推進の土台が整備された。
進捗や工程管理を可視化
BEFORE
プロジェクトの進捗管理はメールや口頭が中心で、誰が何をしているのか不明瞭だった。
タスクの優先度や期限の共有が曖昧で、業務の遅延や漏れが頻発していた。
リモートワークでは特に管理・連携が困難になっていた。
AFTER
Backlogを導入し、タスクやプロジェクトの進捗をチーム全体で見える化。 ガントチャートで進捗を可視化し、タスクの遅れやボトルネックを即座に把握。 担当者の意識も変わり、自律的なタスク管理と報連相が定着した。
kintoneを導入
BEFORE
業務の属人化が進み、担当不在時に業務が止まるリスクを抱えていた。
タスク管理が個人任せで、抜け漏れや納期遅延が頻発していた。
AFTER
Kintoneを導入し、営業・業務進捗を一元管理。現場と事務の連携がスムーズになり、属人化を解消。
02 経理・総務などの事務作業を効率よくしたい
SmartHRを導入
BEFORE
入退職者の管理をExcelにて行っており、都度更新や入力の誤りがあり手間がかかっていた。
年末調整や入社手続きがアナログで、社員とのやりとりに工数がかかっていた。
社労士との情報共有もFAXや郵送が中心で、タイムロスが大きかった。
AFTER
SmartHRを導入し、入退社の手続きがWeb上で完結。従業員自身がスマホで入力可能に。
年末調整の案内・入力・提出・確認もクラウド上で行え、提出回収率が100%に向上。
自動チェック機能により、記入ミスが激減。確認作業も効率化。
社労士とリアルタイムで情報共有可能となり、処理スピードが2倍に改善。
担当者の残業がほぼゼロとなり、他の付加価値業務へシフト可能に。
アウトソーシング
BEFORE
給与計算、勤怠集計、各種帳票作成をすべて社内の総務担当者が手作業で処理。月末月初には日常業務が止まり、毎月10～20時間の残業が発生。
属人化が進み、担当者不在時に業務が回らないリスクが顕在化。
労務・会計の専門知識不足で、法改正や制度変更に対応しきれない場面も。
AFTER
勤怠集計・給与計算・社会保険対応などを専門BPOサービスに外注化。
月末処理が最大3日で完了するようになり、担当者の業務が約60％削減。
担当者は人事制度の改善、社内研修などコア業務に時間を充てられるように。
専門家による処理のため法改正対応やミスのリスクも最小化。
情報のやり取りはセキュアなクラウド環境で実施し、安心して運用できている。
freee会計を導入
BEFORE
会計ソフトは手動入力が主で、請求や仕訳の処理に多くの時間を費やしていた。
紙の申請書で処理しており、確認・捺印・保管に手間と時間がかかっていた。
年末調整や入社手続きがアナログで、社員とのやりとりに工数がかかっていた。
AFTER
freee会計を導入し、会計業務を自動化。月末処理が半分の時間で完了するように。
03 パソコンでの作業を自動化したい
kintone＋プラグイン活用でPC業務を自動化
BEFORE
顧客管理台帳や見積依頼をExcelとメールでやり取りしており、二重入力や管理漏れが頻発。
データ集計や報告用資料作成に毎週数時間かかっていた。
業務フローが人に依存しており、非効率かつ属人化していた。
AFTER
kintone導入により、入力フォーム・通知・集計が自動化。プラグインで外部連携も実現。
見積依頼はWebフォームから自動登録、担当者へ通知、状況も一覧化。
報告資料もワンクリックで出力でき、毎週3時間の時短に成功。
Power Automateで日次業務の自動化
BEFORE
顧客データをExcelから抽出し、日報としてメール送信する作業を毎日手動で実施。
フォーマットミスや送信漏れが時折発生し、営業部門とのトラブルの原因に。
単純作業に毎日2時間以上かかり、他業務に支障をきたしていた。
AFTER
Power Automateでデータ抽出→整形→メール送信を自動化。
作業時間は2時間からわずか5分に短縮され、担当者の負荷を大幅軽減。
ミスや漏れがなくなり、業務品質が向上。毎月40時間の工数削減を実現。
RPAを導入
BEFORE
毎月決まったExcel転記作業に時間がかかり、残業が常態化していた。
社内申請の確認とメール転送を手作業で行っており、対応漏れが発生していた。
営業報告の集計を毎回手作業で処理しており、月次レポート作成が負担だった。
AFTER
WinActorを使い、請求書の作成と送信を自動化。人為ミスがなくなり業務品質が向上。
04 ペーパーレス・電子化したい
複合機、OCR等の導入
BEFORE
紙での帳票管理や申請処理が中心で、保管スペースの圧迫や検索性の低さ、転記ミスなどが課題となっていた。業務のデジタル化が進まず、社員の作業負荷も高い状態だった。
AFTER
複合機によるスキャン業務の効率化に加え、OCR（文字認識技術）を活用した帳票の自動デジタル化を導入。これにより、文書の検索性向上、保管スペースの削減、事務処理のスピードアップを実現。業務全体のペーパーレス化とDX推進に寄与した。
タイトル
BEFORE
紙中心の業務で、保管・検索に手間がかかっていた。
AFTER
クラウドとOCRの活用で電子化が進み、業務のスピードと共有性が向上。
Microsoft365で社内文書をクラウド共有。
BEFORE
紙中心の業務で、保管・検索に手間がかかっていた。
AFTER
クラウドとOCRの活用で電子化が進み、業務のスピードと共有性が向上。紙の配布をやめて業務効率アップ。
05 DXを推進したい
DX化推進支援プラン
BEFORE
DX化を事業計画に入れて進めていたが、なかなか思う様に社内への浸透が進まなかった。
AFTER
DXマークの取得申請を支援し、DX化推進におけるフレームワークを実施。
社内外へDXマーク取得を公開することと、経営方針へDX化推進を掲げて、DX化推進計画をもとに月１回の定例会の場で全体の進捗を確認し、推進状況を把握することで社内DXが加速化した。
RFP策定支援
BEFORE
社内基幹システムの導入検討にあたり、最適なシステムの選定や構築する為に社内全体の把握が出来ていなかった。
AFTER
寄り添いプランにてRFP策定を支援。現状把握、社内業務フロー整理、出力帳票精査などを伴走支援し、基幹システム導入迄の要件定義をまとめ、システム導入までのスケジュールを支援した。
ITツール導入を段階的に実施し、DXの土台を構築
BEFORE
部門ごとに紙やExcel中心の業務運用で、業務データが社内に分散。会議では口頭報告が中心で、経営判断に必要な情報がタイムリーに集まらない。DXの必要性は認識していたが、何から始めるべきか分からず停滞していた。
AFTER
社内業務をkintoneに集約し、各部門の情報をリアルタイムで可視化・連携。データに基づいた経営会議が可能となり、意思決定のスピードが2倍に向上。「小さく始めて段階的に拡張」するDX戦略で、全社のデジタル活用が加速した。

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